Verkkosivujen ostaminen osa 1

Tarjouspyyntö verkkosivuston suunnittelusta ja toteutuksesta

Lue koko blogisarja yhdestä oppaasta: Lataa ilmainen verkkosivun ostajan opas

Verkkosivuprojektin toteutusta käsittelevässä blogisarjassa tutustutaan ensimmäiseksi tarjouspyynnön laatimiseen verkkosivuprojektille.

1.1 Tarjouspyynnön laatiminen:

Verkkosivujen tarjouspyynnön laatiminen.

On tullut aika, jota yrityksessäsi on odotettu pelonsekaisin tuntein jo pitkään – verkkosivut pitäisi päivittää vastaamaan nykyistä liiketoimintaa.

Edellisestä, monen mielestä epäonnistuneesta verkkosivuprojektista on opittu paljon. Ainakin se, että se oli raskas, kivulias ja kallis projekti. Uuden verkkosivuprojektin vastuu on pudonnut niskaasi. Miten onnistut välttämään samat sudenkuopat, joihin edellisellä kerralla putositte? Aloitetaan tarjouspyynnöstä.

Miksi panostaisin tarjouspyyntöön?

Saamme viikoittain tarjouspyyntöjä verkkosivuista, joista osa on HUOMATTAVASTI muita parempia. Yksi, yleisesti toistuva virhe tarjouspyynnöissä on kysyä hintaa kertomatta ensin mitä halutaan ostaa. Jos olet ostamassa räätälöityä palvelua, tulisi sinun esittää, ainakin yleisellä tasolle ne kriteerit, joiden pohjalta räätälöintiä tullaan tekemään.

Toisin sanoen, tarjouspyyntö on dokumentti siitä mitä haluat ostaa. Laatimalla tarjouspyynnön seuraavien ohjeiden mukaisesti saat enemmän ja parempia tarjouksia, voit vertailla tarjouksia keskenään ja lisäät projektin onnistumisen edellytyksiä.

Verkkosivuprojekti ei ole ostokohteena yksinkertaisimmasta päästä. Toisin kuin autokaupassa, valmista pakettia ei voi valita vain osoittamalla sormella, vaan verkkosivut syntyvät kahden organisaation, tilaajan ja toimittajan yhteistyön tuloksena. Verkkopalvelua ei yksinkertaisesti ole olemassa ennen kuin tilaaja ja toimittaja yhdistävät tietopääomansa ja synnyttävät verkkosivut.

Mitä kohtia tarjouspyynnön tulee sisältää?

Jotta tarjouspyyntösi täyttää vähimmäisvaatimukset (ja saisit siten vastauksia), tulisi sen sisältää ainakin seuraavat kohdat:

1. Yleistiedot yrityksestä
Kuka olet ja mitä teet? Onko liiketoimintasi muuttumassa jotenkin? Tässä kohtaa suosittelen, että esiinnyt sellaisena kuin olet. Liikevaihto ja työntekijämäärä ovat kyllä tärkeitä tietoja, mutta yrityksen persoonallisuus ei niiden kautta vielä välity. Kerro siis mahdollisimman rehellisesti ja selkokielisesti keitä olette, mitä teette ja kenelle.

Sitten yksi salaisuus, jonka opin toimimalla pöydän toisella puolella, verkkosivua ostavan asiakkaan roolissa: parhailla digitoimistoilla riittää kyllä tarjouspyyntöjä, ja niihin vastaaminen on melko työlästä. Sopivan verkkosivutoimittajan on siis HALUTTAVA juuri sinun työsi. Parhaat toimistot vastaavat vain parhaimpiin tarjouspyyntöihin. Keskity siis herättämään toimijoiden kiinnostus.

2. Projektin tavoitteet – ei valmiita ratkaisuja
Lista verkkosivuprojektin harkituista tavoitteista selkeyttää kokonaisuutta niin itsellesi kuin niille, joille tarjouspyynnön lähetät. Toimittajaehdokkaat saavat sitten esittää ratkaisuehdotuksensa, ja parhaimmassa tapauksessa referenssinsä siitä, miten he ovat päässeet vastaaviin tavoitteisiin aiempien asiakkaidensa kanssa.

Tärkeää on, ettei tässä vaiheessa rajoiteta toimittajaehdokkaiden luovuutta kertomalla tarjouspyynnössä miten tavoitteet mielestäsi voidaan saavuttaa. Kun kerran olet palkkaamassa verkkosivujen suunnittelun ammattilaista, kannattaa suunnittelu jättää ammattilaiselle.

3. Kohderyhmä
Verkkopalvelun käyttäjäprofiilit kannattaa kuvata ainakin lyhyesti. Tee yhteenveto nykyisistä/halutuista käyttäjistä. Yksi tekstikappale riittää, sillä käyttäjäpersooniin paneudutaan tarkemmin tuotannon alussa.

4. Määrittely halutuista toiminnallisuuksista
Sivustolle tulevat toiminnallisuudet kannattaa luetella saatavilla olevalla tarkkuudella. Toiminnallisuudet voivat olla esimerkiksi:

  • Hakuominaisuus
  • Kuvapankki
  • Lomakkeet (Yhteydenottolomake, Työnhakulomake jne.)
  • Intranet
  • Jne.

5. Keskeisin sivulle tuleva sisältö
Kuvaile muutamalla lauseella millaista sisältöä sivuille on tarkoitus tuottaa, ketä se palvelee, kuka sisällöntuotannosta vastaa ja käytetäänkö kolmannen osapuolen palveluita (Slideshare, Youtube jne.). Tässä vaiheessa sinun kannattaa haastatella kaikkia organisaatiosi edustajia myyntitiimistä HR-johtajaan. Heillä on todennäköisesti tarpeita sisällön suhteen.

6. Kuka vastaa & ketä yrityksestä osallistuu kehittämiseen
Liian monta kokkia asiakkaan päässä on varma keino viivästyttää projektin valmistumista. Ohjelmistokehityksen puolelta tuttu “product owner" käytäntö toimii myös verkkosivuprojektissa. Valitkaa siis yrityksestä 1-2 henkilöä, jotka toimivat kasvoina verkkosivutoimittajan suuntaan.

7. Aikataulu
Sopivan kireästä aikataulusta (yleensä 5-10vko) on hyötyä sekä sinulle että toteuttavalle toimistolle. Jos kokonaisuus on laaja, kannattaa se pilkkoa pienempiin vaiheisiin.

8. Toimiston prosessi
Verkkosivujen ostajana sinun tehtäväsi on pyytää toimistoa kuvailemaan heidän prosessinsa verkkosivun kehittämiselle jo tarjousvaiheessa.

9. Teknologiavaatimukset ja rajoitukset
Vastuu teknologiavalinnoista kannattaa yleensä jättää toimittajalle. Jos kuitenkin olet aivan varma siitä, että joku käytössäsi oleva teknologia rajoittaa verkkosivun toteuttamista, kerro siitä tässä. Esimerkiksi, jos verkkosivuprojekti sisältää integroinnin toiseen järjestelmään (esim. varausjärjestelmä, Hubspot jne.), kannattaa asia ilmaista selkeästi.

10. Vaadittavat ylläpito ja -tukipalvelut ja sekä jatkokehitys
Jos kyseessä on liiketoimintakriittinen palvelu (liiketoimintasi ei pyöri ilman sivustoa), tulee sinun kertoa vaadittava ylläpidon ja tukipalveluiden taso. Jatkokehityksen osalta kannattaa kertoa, aiotteko kehittää sivustoa jatkossa aktiivisesti eteenpäin, vai pärjäättekö esimerkiksi muutamalla viilauksella vuodessa.

11. Miten tarjoukset toimitetaan?
Selkeä ohje tarjousten jättämiselle auttaa sinua jäsentelemään niitä. Pyydä tarjoukset linkkinä vaikka Dropboxiin, näin sähköpostisi ei tukkiudu jättimäisistä liitetiedostoista.

12. Keneltä pyytää lisätietoja?
Valitse tähän tehtävään henkilö, jolla on 1) aikaa vastata toimittajaehdokkaiden kysymyksiin 2) kokonaiskuva siitä, mitä ollaan hankkimassa.

13. Referenssipyyntö
Pyydä toimittajalta vähintään 3 kpl referenssejä omaa toimeksiantoasi vastaavista toteutuksista.

14. Mitä markkinointi- ja brandiassetteja toimittajalla on käytössä
Verkkosivuprojektin kustannuksista vähintään kolmasosa tulee suunnitteluvaiheesta. Kustannuksiin vaikuttaa oleellisesti se, millaisia brändimateriaaleja sinulla on käytössäsi. Jos verkkosivuprojektin osana tehdään työtä brändin/strategian/sisällön parissa, vaikuttaa se luonnollisesti kustannuksiin.

Ilmoita tarjouspyynnössä, mitä seuraavista dokumenteista ja artikkeleista sinulla on valmiina, ja mitä toimittajan pitää pystyä viilaamaan tai tuottamaan.

  • Valokuvat & Video
  • Muu valmis sisältö
  • Sisältöresurssit
  • Visio
  • Arvot
  • Brändimanuaali
  • Markkinointisuunnitelma
  • Viestintäsuunnitelma
  • Hakukoneoptimointisuunnitelma

15. Hinnoittelu
Jotta voit vertailla toimittajaehdokkaiden hintoja, pitää tarjouksissa olla erittely siitä, mistä kokonaishinta koostuu. Pyydä kiinteät hinnat ja/tai tuntihinnat ainakin seuraaville osa-alueille.

  • Webdesign
  • Tekninen kehitys
  • Sisällöntuotanto
  • Hosting
  • Sisällön syöttäminen
  • Suositeltu tietoturvan taso & ylläpito
  • SEO
  • Testaus
  • Bugikorjaus

Joskus toimistot ilmoittavat vain arvion työmäärästä ja oman tuntihintansa. Se että toimisto ei suostu antamaan tarkkaa kiinteää hintaa laajalle kokonaisuudelle, vaan ehdottaa projektin pilkkomista osiin, on monesti hyvä merkki.

16. Kriteerit valinnalle
Lopullinen päätös toimittajasta tehdään aina tunteella. Kriteerit toimittajille tulisi kuitenkin pystyä ilmaisemaan ainakin yleisellä tasolla.

Painoarvot kriteereittäin voisivat olla esimerkiksi seuraavat:

  • Toimittajan tekninen osaaminen: 25%
  • Toimittajan suunnitteluosaaminen: 25%
  • Toimeksiannon kokonaishinta: 20%
  • Referenssit 30%

Lataa tästä esimerkkitaulukko pistetytyksestä (.xlsx)

17. Budjetti

Ilmoittamalla projektille hintahaarukan tai kattohinnan, helpotat toimistojen arviointia siitä, oletteko heidän kohderyhmäänsä, vai selkeästi liian pieni tai suuri pala purtavaksi.

18. Liitteet

1.2 Välitä tarjouspyyntö sopiville ehdokkaille:

Suomessa on arviolta tuhatkunta yritystä, joiden toimintaan kuuluu jollain tasolla verkkosivujen ja verkkopalveluiden kehittäminen. Oikean toimijan löytäminen akselilta digitoimisto - viestintätoimisto - bränditoimisto on haastavaa. Erityisen haastavaksi oikean toimijan löytämisen tekee se, että “oikea toimija” riippuu siitä kuka olet, mitkä ovat tavoitteesi ja millaisella budjetilla olet liikkeellä. Potentiaalisia ehdokkaita haravoidessasi ota huomioon ainakin seuraavat asiat:

  • Yhteistyö lopullisen kumppanin kanssa alkaa jo tarjouspyyntövaiheessa. Älä lähetä tarjouspyyntöä viiteentoista yritykseen ja jää odottamaan, että toimijat ovat sinuun yhteydessä. Olemalla itse aktiivinen saat parempaa palvelua ja pääset haistamaan onko toimija projektista innoissaan, onko se heille pakkopullaa, ideaali projekti ydinosaamisalueella vai "another day, another dollar- tyylinen” perusvarma suoritus.
  • Kysy suosituksia sopivista toimijoista kollegoilta ja kumppaneiltasi.
  • Etsi toimijoita, joilla on kyky auttaa myyntiorganisaatiotasi.
  • Open source. Tietyillä perinteisillä mainostoimistoilla on omat julkaisujärjestelmänsä, joita tarjotaan hanakasti. Järjestelmiä ei kuitenkaan välttämättä kehitetä aktiivisesti toisin kuin avoimen lähdekoodin julkaisujärjestelmiä. Valitsemalla suljetun järjestelmän voit jäädä toimittajaloukkuun.
  • Käy läpi hyviä toteutuksia, ja selvitä kuka työn on tehnyt. Löydettyäsi kiinnostavan palvelun, ota rohkeasti yhteyttä yritykseen kysyäksesi verkkopalvelun toteuttanutta tahoa.

Sitten ei muuta kuin tarjouspyynnöt askiin ja soittoa perään. Suosittelen jo tässä vaiheessa Excelin avaamista. Tarjousten rinnakkainen vertailu onnistuu kivasti, kun luot verkkosivuprojektista pisteytystaulukon, johon keräät tarjouspyynnöstä keskeisimmät vastaukset.

Hyviä kysymyksiä toimittajalle on listattu alla:

  • Kauanko yritys on ollut olemassa?
  • Minkälaista prosessia käytätte projektin hallintaan?
  • Mikä on epäonnistunein projektinne ja mitä siitä opittiin?
  • Kuka projektissa toimii vastuuhenkilönä?
  • Kuka tekee konkreettisen suunnittelutyön?

Toivottavasti postauksesta oli sinulle apua. Seuraavassa blogisarjan osassa käsitellään tarjousten vertailua.

Blogisarjan muut osat:

Alkusanat

Osa 1: Tarjouspyynnön tekeminen verkkosivuista & toimijoiden valinta.

Osa 2: Tarjousten vertailu

Osa 3: Konseptisuunnittelu & Käyttöliittymäsuunnittelu

Osa 4: Verkkosivujen sisällöntuotanto

Osa 5: Tekninen kehitys & Testaaminen

Osa 6:  Verkkosivujen julkaisu

Osa 7: Palautteen kerääminen ja verkkosivujen jatkuva kehittäminen

Osa 8: Verkkosivujen tietoturva

Osa 9: Kävijöiden hankkiminen ja digitaalinen markkinointi

 

Lataa markkinointistrategian opas

Lue seuraavaksi